Effizienzsteigerung in der Faktura-Stelle

Effizienzsteigerung in der Faktura-Stelle: Automatisierung, Struktur und klare Prozesse

In den letzten Monaten wurden in der Faktura(Rechnungs)-Stelle umfangreiche Verbesserungen umgesetzt, um die Arbeitsprozesse zu optimieren, manuelle Aufwände zu reduzieren und die Bearbeitungszeiten deutlich zu verkürzen. Im Fokus standen dabei sowohl technische Automatisierungen als auch organisatorische Maßnahmen.

Automatisierung und systemseitige Unterstützung

Durch gezielte Systemanpassungen konnten mehrere Abläufe automatisiert und somit deutlich effizienter gestaltet werden:

• Automatisierte Rechnungserstellung bei auftragsbezogenen Lastschriften und lieferbezogenen Aufträgen sorgt für eine schnellere und fehlerfreie Fakturierung.

• Bei Aufträgen mit Fakturasperre wird nun automatisch eine System-E-Mail an den zuständigen Customer Service versendet, wodurch schneller auf etwaige Rückfragen oder Klärungsbedarfe reagiert werden kann.

• Im Bereich Bonusauszahlungen hat das Controlling eine Excel-basierte Berechnungsgrundlage eingeführt, die die Ermittlung der Beträge erleichtert. Für den kommenden Jahreswechsel ist bereits eine weitere Optimierung angekündigt.

Strukturelle und organisatorische Verbesserungen

Auch im organisatorischen Bereich wurden wichtige Veränderungen angestoßen, um Prozesse klarer und effizienter zu gestalten:

• Gutschriften werden ab sofort kreditorisch statt debitorisch erfasst – das vereinfacht die Verbuchung und sorgt für eine korrekte systemseitige Abbildung.

• Die Outlook-Struktur wurde überarbeitet: Neben einer neuen Postfachstruktur wurde auch die automatisierte E-Mail-Ablage eingeführt, was die Ãœbersichtlichkeit und Nachverfolgbarkeit erhöht.

• Für die Anforderung von Gutschriftsfreigaben stehen nun Vorlage-Texte zur Verfügung. Aktuell werden zusätzlich die Wertgrenzen überprüft, um auch hier klare Standards zu schaffen.

• Alle relevanten Dokumentationen und Definitionen wurden im Zuge der Maßnahmen überarbeitet und aktualisiert.

Die überarbeiteten Prozesse und Strukturen tragen maßgeblich zur Reduzierung manueller Tätigkeiten, zur Entlastung des Teams und zur schnelleren Abarbeitung von Faktura-relevanten Themen bei. Wir bedanken uns bei allen Beteiligten für die Umsetzung und freuen uns über das positive Feedback aus den Fachbereichen.